„Uzrādiet man mājas lietu!”

Kurš un kā var iepazīties ar dokumentiem par mājas finansiālo un tehnisko stāvokli? Sazināšanās noteikumi ar mājas pārvaldnieku 

Viens no pārvaldnieka uzdevumiem ir savlaicīgi informēt dzīvokļu īpašniekus par visu, kas notiek mājā. Šajā procesā mājas lieta ir galvenais instruments. Kā tas darbojas?

Pārvaldnieks nerāda dokumentus!

„Mūsu mājas pārvaldnieks Jūrmalas namsaimnieks paziņoja, ka visus iedzīvotāju uzkrājumus remontdarbiem iztērējis avārijas situāciju novēršanai,” stāsta Marija Bērziņa no Jūrmalas. „Savukārt, kad es pieprasīju parādīt izpildīto darbu tāmes, man atteica. Vispirms pārvaldnieks man iedeva apmēram pusi dokumentu, bet par otro pusi Jūrmalas namsaimnieka darbinieks pateica: „Atbrauciet uz mūsu biroju un skatiet dokumentus uz vietas, bet izgatavot kopijas vai dokumentus fotografēt mēs jums neļausim.”

Marija bija sašutusi par šo situāciju un teica, ka cilvēks neesot robots, lai atcerētos visus skaitļus no remontdarbu tāmes. Dokumentu kopijas dzīvokļa īpašniecei ir nepieciešamas, lai iesniegtu tiesā prasību pret pārvaldnieku: „Pēc pārvaldnieka dokumentiem sanāk, ka kaut kādi avārijas darbi veikti tieši manā dzīvoklī, bet es nevaru izmantot savu dzīvokli avārijas situācijas dēļ, tādēļ tas netiek apdzīvots un ir slēgts. Tas nozīmē, ka, pirmkārt,  meistari nekādi nevarēja veikt dokumentos uzrādītos darbus slēgtā dzīvoklī, otrkārt, pēc avārijas es noīrēju citu dzīvokli. Es vēlos tiesas ceļā no nama apsaimniekotāja atgūt naudu, ko esmu iztērējusi par īri, un piespiest pārvaldnieku atdot mājas uzkrājumos līdzekļus, kas it kā iztērēti nenotikušam remontam.”

Pagaidām galvenais šķērslis, lai Marija varētu iesniegt prasību, ir dokumentu neesamība. Dzīvokļa īpašniece uzdod jautājumu, vai mājas pārvaldnieks rīkojas pareizi, liedzot viņai saņemt darbu pieņemšanas–nodošanas aktu un tāmju kopijas?

Kurš atbild par mājas lietu?

Ministru kabineta noteikumi Nr. 908 „Mājas lietas vešanas un aktualizēšanas noteikumi” ir izdoti 2010. gadā atbilstoši Dzīvojamo māju pārvaldīšanas likuma ceturtās daļas 8. pantā noteiktajam. Noteikumi noteic mājas lietas vešanas un aktualizēšanas kārtību daudzdzīvokļu dzīvojamās mājās.

Kurš atbild par mājas lietas uzturēšanu?

 Mājas lietu izveido, kārto un aktualizē daudzdzīvokļu dzīvojamās mājas īpašnieks, pārvaldnieks vai īpašnieka pilnvarota persona (turpmāk – mājas lietas kārtotājs). Mājas lietu aizliegts nodot glabāšanā citai personai, ja vien viņa nav saņēmusi dzīvokļu īpašnieku pilnvarojumu.

Tieši mājas lietas kārtotājs atbild par lietā iekļautās informācijas atbilstību normatīvo aktu prasībām un nodrošina šīs informācijas aizsardzību atbilstoši normatīvajos aktos noteiktajam. Mājas lietas kārtotājs ir tā persona, kura atbild par lietas glabāšanu un aizsardzību.

Mājas lieta vai fails?

Kādā formātā mājas lieta jākārto?

Mājas lietu var kārtot gan papīra dokumenta veidā, gan elektroniskā formātā. Mājas lietas kārtotājs izvēlas tādu lietas vešanas formu, kas nodrošina dokumentos ietvertās informācijas saglabāšanu un aktualizēšanu.

Mājas lietu elektroniskā formātā kārto atbilstoši normatīvajiem aktiem par elektronisko dokumentu noformēšanu. Piemēram, elektroniski sagatavots dokuments tiek saglabāts tādā formā, kādā tas sākotnēji izveidots, nosūtīts vai pieņemts.

Mājas lietai papīra formātā ir jābūt titullapai, kurā norādīta mājas adrese un lietas vešanas uzsākšanas gads.

Kas ietilpst mājas lietā?

Mājas lieta sastāv no četrām daļām. Katrā mājas lietas daļā ievieto satura rādītāju. Saturā norāda visus pievienotos dokumentus ar atzīmi par lapu skaitu katrā. Saturā norāda katra pievienotā dokumenta formu.

Ja mājas lietu kārto gan papīra dokumenta veidā, gan elektroniskā formātā, šādus satura rādītājus izmanto abām lietas vešanas formām.

Tātad mājas lietā hronoloģiskā secībā (sākot no vecākajiem dokumentiem) iekļauj dokumentus, kas satur vai papildina mājas lietā ietverto informāciju. Dokumentus iekļauj attiecīgajā sadaļā, numurējot lapas augošā secībā.

Mājas lietā iekļauj dokumentu oriģinālus vai to kopijas, kas apliecinātas noteiktā kārtībā (tās var būt izraksti, apliecinātas kopijas, dublikāti utt.). Mājas lietā ietvertajos dokumentos nav pieļaujami labojumi izdzēstā veidā vai svītrota informācija. Persona, kas izdara jebkuru labojumu mājas lietā, apliecina to ar savu parakstu.

Kā uzzināt, kurš ir iepazinies ar mājas lietas dokumentiem?

Ja mājas lietu dzīvokļu īpašnieku uzdevumā kārto pārvaldnieks, mājas lietas beigās obligāti ievieto visu to personu reģistrācijas sarakstu, kuras iepazinušās ar mājas lietā esošo informāciju.

Kur paliek vecie dokumenti?

Cik ilgi dokumenti jāglabā mājas lietā, un kur tie nonāk, kad glabāšanas termiņš beidzies?

Atsevišķi no mājas lietas kārto lietu, kurā ievieto dokumentus, kuri ir zaudējuši savu aktualitāti (turpmāk – arhīva lieta). Par aktualitāti zaudējušiem dokumentiem atzīstami tādi, kas zaudējuši aktualitāti – ir izpildīti vai tiem beidzies darbības termiņš. Mājas lietas kārtotājs dokumentus arhīva lietā pārvieto divu vai pat vairāk gadu laikā pēc tam, kad tie ir zaudējuši aktualitāti. Mājas lietas kārtotājs līdz nākamā gada 1. februārim sašuj un paraksta arhivētos dokumentus un nodrošina to glabāšanu. Sašūšanas prasība neattiecas uz dokumentiem, kuri noformēti saskaņā ar normatīvajiem aktiem par elektronisko dokumentu noformēšanu. Mājas lietas attiecīgās daļas satura rādītājā blakus dokumenta reģistram izdara atzīmi par tā pārvietošanu arhīva sējumā.

Cik ilgi glabājama arhīva lieta?

Arhīva lieta saglabājas divus gadus vai vairāk, ja šādu termiņu ir norādījis pārvaldnieks.

Ceļvedis četrās mājas lietas sadaļās

Dokumenti, kuriem jābūt mājas lietas pirmajā daļā

Mājas lietas pirmajā daļā ievieto to dokumentu kopijas, kuri apliecina īpašuma tiesības uz nekustamo mantu, dzīvojamās mājas (dzīvokļu īpašumu) kadastrālā uzmērījuma lietas kopiju, kā arī normatīvajos aktos minētos dzīvojamās mājas pamatdokumentus.

Cik ātrā termiņā šajā sadaļā jāveic jebkādas notikušās izmaiņas?

Dokumentus, uz kuru pamata izdarīti grozījumi mājas lietā jau esošajos mājas pamatdokumentos, jāpievieno lietai 10 darbdienu laikā pēc to saņemšanas.

Kas iekļauts mājas lietas otrajā daļā?

Mājas lietas otrajā daļā ievieto datus par dzīvojamās mājas īpašniekiem un valsts dzīvojamās mājas valdītājiem:

■ datus ieraksta dzīvojamās mājas īpašnieku un valdītāju sarakstā, kura atsevišķās iedaļās norāda attiecīgo domājamo daļu un tās īpašnieku vai valdītāju (fiziskām personām – vārdu, uzvārdu, personas kodu, juridiskām personām – nosaukumu un reģistrācijas numuru);

■ datus par dzīvokļu īpašniekiem ieraksta dzīvokļu īpašnieku sarakstā, kura atsevišķās iedaļās norāda attiecīgā dzīvokļa numuru un tā īpašnieku (fiziskām personām – vārdu, uzvārdu, personas kodu, juridiskām personām – nosaukumu un reģistrācijas numuru).

Cik ātri dokumenti jāpievieno mājas lietai, ja, piemēram, dzīvoklim nomainījies īpašnieks?

Īpašnieka maiņas gadījumā jaunais īpašnieks par to paziņo mājas lietas kārtotājam 10 darbdienu laikā pēc īpašumtiesību nostiprināšanas attiecīgajā zemesgrāmatā, iesniedzot zemesgrāmatas apliecības kopiju. Mājas lietas kārtotājs divu darbdienu laikā ieraksta izmaiņas dzīvokļu īpašnieku sarakstā. Sarakstu veido tā, lai ir redzama visu īpašnieku maiņa.

Kas atrodas mājas lietas trešajā daļā?

Mājas lietas trešajā daļā iekļauj dzīvojamās mājas tehnisko dokumentāciju.

Cik ātri šajā sadaļā jāveic jebkādas notikušās izmaiņas?

Dokumentus, uz kuru pamata izdarīti grozījumi lietā jau ietvertajos dokumentos, mājas lietā iekļauj 10 darbdienu laikā pēc to saņemšanas.

Mājas lietas ceturtā daļa

Mājas lietas ceturtajā sadaļā iekļauj dzīvojamās mājas pārvaldīšanas formas tiesiskumu apliecinošu dokumentu kopijas, citos normatīvajos aktos noteiktos dokumentus, kā arī dokumentus obligāti veicamo darbību un citu dzīvojamās mājas pārvaldīšanas darbību nodrošināšanai un to izpildes apliecinājumam.

Tieši šajā daļā glabā visas tāmes un līgumus par mājā veiktajiem remontiem?

Jā.

Kas vēl tiek iekļauts šajā daļā?

Mājas lietas ceturtajai sadaļai pievieno dokumentus, uz kuru pamata tiek nodibinātas servitūta tiesības (tiesības uz svešu lietu, ar kuru īpašuma tiesības ir apgrūtinātas vai ierobežotas par labu kādai citai personai vai noteiktam zemesgabalam – red. piezīme.)

Visnopietnākā sadaļa

Sanāk, ka mājas lietas ceturtā daļa ir visapjomīgākā un vissvarīgākā?

Tā var teikt. Jo mājas lietas ceturtajā daļā iekļauj:

■ izdrukas no grāmatvedības dokumentiem (par iepriekšējo mēnesi), kas saņemtas no katra dzīvojamās mājas domājamās daļas īpašnieka vai dzīvokļa īpašnieka un apliecina pakalpojumu sniedzējiem pārskaitītos maksājumus, – līdz katra mēneša pēdējai dienai;

■ skaitītāju (gan mājas ievadā, gan dzīvokļos un citās telpās uzstādīto) mērījumus par iepriekšējo mēnesi, ja norēķinus par saņemtajiem pakalpojumiem veic ar pārvaldītāja starpniecību, – līdz katra mēneša pēdējai dienai;

■ dzīvojamās mājas faktisko ieņēmumu un izdevumu pārskatu par katru iepriekšējo ceturksni – līdz kārtējā gada ceturkšņa pirmā mēneša piecpadsmitajam datumam, bet dzīvojamās mājas faktisko ieņēmumu un izdevumu gada pārskatu par iepriekšējo kalendāra gadu – līdz kārtējā gada 31. maijam;

■ ar dzīvojamās mājas tehnisko uzturēšanu saistīto darbu plānošanas dokumentus – 10 darbdienu laikā pēc attiecīgā plāna apstiprināšanas normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā;

■ ar dzīvojamās mājas tehnisko uzturēšanu saistīto darbu (siltumtīklu, elektroapgādes sistēmas tehniskā apkope, ūdensvada un kanalizācijas sistēmas apkope un citi darbi) izpildi apliecinošus dokumentus – divu darbdienu laikā pēc attiecīgo pasākumu veikšanas vai pieņemšanas un nodošanas akta parakstīšanas;

■ informāciju par uzkrāto līdzekļu apjomu – reizi gadā.

Jāteic, ka ar dzīvokļu īpašnieku vai pārvaldnieka lēmumu mājas lietā var iekļaut arī citu būtisku informāciju par dzīvojamās mājas pārvaldīšanu un apsaimniekošanu.

Vai pārvaldniekam ir tiesības neizsniegt dokumentu kopijas no mājas lietas?

Kas ir ar informācijas pieejamību? Vai jebkurš dzīvokļa īpašnieks var ierasties apsaimniekošanas uzņēmumā un šķirstīt mājas lietu?

Jau minētajos MK noteikumos Nr. 908, 27. punktā ir skaidri noteikts: „Dzīvojamās mājas īpašniekam (tātad – dzīvokļa īpašniekam – red. piezīme) ir tiesības iepazīties ar mājas lietas materiāliem tās kārtotāja klātbūtnē.”

Vai pārvaldniekam ir pienākums izsniegt dokumentu kopijas no mājas lietas?

Labs jautājums! Minēto noteikumu 28. punktā noteikts, ka „mājas lietas kārtotājam, pamatojoties uz rakstisku pieprasījumu, ir pienākums sniegt institūcijai, kuras kompetencē ir dzīvojamo māju pārvaldīšanu regulējošo normatīvo aktu prasību izpildes uzraudzība, mājas lietā esošo informāciju par tās kompetencē esošajiem ar dzīvojamās mājas pārvaldīšanu saistītajiem jautājumiem”. Tas nozīmē, ka pārvaldes institūcijām ir jāizsniedz mājas lietas noraksti un izraksti. Savukārt dzīvokļa īpašniekam pārvaldnieks var tikai parādīt mājas lietu. Noteikumos nekas nav teikts, ka dzīvokļa īpašniekam ir tiesības saņemt kopijas, kopēt pašam vai fotografēt dokumentus.

Kāpēc cilvēks nedrīkst nofotografēt dokumentus?

Formāli šī prasība ir saistīta ar personas datu aizsardzību un garantē, ka cilvēks nejauši neuzzina par saviem kaimiņiem tādus datus, kurus tie vēlētos slēpt (sensitīva rakstura informāciju – red. piezīme).

Vai dzīvokļa īpašniekam ir tiesības skatīt visus mājas lietas dokumentus bez ierobežojumiem?

Ministru kabineta noteikumos Nr. 908 nav noteikti nekādi ierobežojumi. Tas nozīmē, ka katrs mājas dzīvokļa īpašnieks var izlasīt visus dokumentus, kas iešūti mājas lietā.

Kā pieprasīt dokumentus?

Ja cilvēks skatās mājas lietu, vai tas kaut kā tiks fiksēts?

Ja mājas lietu dzīvojamā mājā kārto pārvaldnieks, mājas lietas beigās iekļauj ziņas par:

■ mājas lietas skatīšanas datumu;

■ to, kuras mājas lietas sadaļas tika skatītas, un atzīmē, kāda informācija tika kopēta vai citādi pārvietota;

■ ziņas par personu, kura iepazinusies ar mājas lietu, norādot viņas vārdu, uzvārdu, pārstāvēto institūciju un parakstu.

Cik ilgi var skatīt mājas lietu?

Noteikumos nav noteikti nekādi ierobežojumi.

Vai dzīvokļa īpašnieks var jebkurā dienā ierasties apsaimniekošanas uzņēmumā un saņemt mājas lietu?

Vairumā gadījumu pārvaldnieks lūdz iepriekš saskaņot apskates laiku.

Vai pārvaldniekam pašam ir jāparāda dokumentu kopijas, piemēram, tāme un remontdarbu līgumi?

Kārtība, kādā pārvaldnieks sniedz informāciju iedzīvotājiem, noteikta katras konkrētās mājas pārvaldīšanas un apsaimniekošanas līgumā. Šo kārtību regulē Dzīvojamo māju pārvaldīšanas likums.

Ko darīt, ja dzīvokļa īpašnieks vēlas tiesāties ar pārvaldnieku, pamatojoties uz dokumentiem, kas atrodas mājas lietā, bet nevar saņemt to kopijas?

Šādā gadījumā prasījuma ietvaros dokumentu kopijas pārvaldniekam pieprasīs tiesa.

Kā rīkoties, ja kāda no mājas lietas sadaļām ir tukša?

Mājas lietas sākumā var ievietot mājas lietas kārtotāja rīcībā esošos dokumentus, kā arī pievienot tiem satura rādītāju. Mājas lietas trešajā daļā dokumentus var neievietot, izņemot tos gadījumus, kad normatīvie akti un pārvaldnieka noslēgtie līgumi paredz šīs daļas aizpildīšanu.

Ko iesākt, ja pārvaldnieks mājas lietā nav ievietojis kādus svarīgus dokumentus?

Dokumentus, kas nepieciešami pārvaldniekam nepārtraukta pārvaldes procesa nodrošināšanai, pārvaldnieks var neievietot mājas lietā. Šādus dokumentus pārvaldnieks pievieno lietai, kad nodod visas mājas pārvaldīšanas tiesības vai tikai mājas lietas kārtošanas uzdevumu citai personai.

Glabāt ar vislielāko rūpību

Kas notiek ar mājas lietu, kad mājas pārvaldīšanas uzdevums tiek uzdots citam pārvaldniekam? Vai iepriekšējam pārvaldniekam ir jānodod visi dokumenti?

Jā, jo mājas lieta ir mājas īpašums. Ja dzīvojamās mājas pārvaldīšanas tiesības vai mājas lietas kārtošana tiek nodota citai personai, mājas lietai pievieno nodošanas–pieņemšanas aktu, kurā norāda mājas lietas pārņemšanas datumu un dokumentus, kas pievienoti mājas lietai, kā arī tos dokumentus, kuri vēl jāpievieno. Mājas lietas nodošanas aktu paraksta iepriekšējais tās kārtotājs un persona, kas pārņem tiesības kārtot šo lietu.

Kā pareizi pārņemt mājas lietu?

Pārņemot mājas lietu, jaunajam kārtotājam jāpārliecinās, ka mājas lietai pievienotie dokumenti atbilst tās satura rādītājam. Ja mājas lietas atdevējam un personai, kura to pieņem, rodas domstarpības par pievienoto dokumentu atbilstību satura rādītājam, minētās domstarpības fiksē mājas lietas nodošanas–pieņemšanas aktā.

Kā rīkoties, ja mājas īpašnieki vēlas glabāt mājas lietu pie mājas vecākā vai citas pilnvarotas personas?

Tas ir iespējams. Ja mājas dzīvokļu īpašnieki ir apvienojušies un pārņēmuši mājas pārvaldīšanas tiesības, viņi var paši izlemt, kā glabāt mājas lietu un veikt tās aktualizāciju atbilstoši Ministru kabineta noteikumu Nr. 908 prasībām.

Kurš maksā pārvaldniekam par mājas lietas uzturēšanu?

Atbilstoši Ministru kabineta noteikumiem maksa par mājas lietas uzturēšanu jau ir iekļauta mājas apsaimniekošanas maksā.