Neizejot no mājām – JNĪP informatīvās sistēmas jaunās iespējas

Gada laikā Jelgavas iedzīvotāji digitālā vidē pieņēmuši vairāk nekā 600 dzīvokļu īpašnieku kopību lēmumus

Uzņēmuma Jelgavas nekustamā īpašuma pārvalde informatīvā sistēma ir labs palīgs gan uzņēmuma darbiniekiem, gan klientiem savu ikdienas pienākumu veikšanai un savstarpējai saskarsmei internetā. Vairākkārt esam pārliecinājušies, ka sistēmas izstrādē ieguldītais darbs un līdzekļi vienmēr ir attaisnojušies. Esam meklējuši jaunas idejas un tehniskos risinājumus arī 2020. gadā. Nozīmīgākais no tiem ļāva Jelgavas iedzīvotājiem, par spīti valstī esošajai ārkārtējai situācijai un bargajiem ierobežojumiem, savstarpēji vienojoties, mierīgi un ērti pieņemt māju pārvaldīšanai būtiskus lēmumus, šoreiz – digitālā formā.

– Šis gads ir pagājis Covid zīmē ar visiem valstī noteiktajiem ierobežojumiem, kas tiešā veidā ir skāruši ikvienu uzņēmumu un valsts iedzīvotāju. Arī mūsu uzņēmumam bija jāsaliek akcenti uz pavisam citiem jautājumiem, nekā mēs bijām plānojuši gadu iepriekš. 

■ ■ ■

2020. gadā bijām spiesti atlikt mūsu iepriekš plānoto starptautisko konferenci pārvaldīšanas procesu digitalizācijā. Izpalika pieredzes apmaiņa un komunikācija ar daudziem ārzemju uzņēmumu pārstāvjiem un jomas speciālistiem.

Bija jāizmaina iepriekš iesākto starptautisko projektu gaita un tā jāpielāgo sadarbībai virtuālā saskarsmē. Nozīmīgākie projekti, kuros piedalāmies patlaban, ir jaunu dzīvojamo namu celtniecība Jelgavā un Eiropas Savienības projekti patērētāju enerģētiskās nabadzības mazināšanā un siltumtaupībā.

Šie projekti nav pārtraukti, tie turpinās attālinātā režīmā.

■ ■ ■

Pagājušā gada laikā esam pārliecinājušies par mūsu idejas pareizību nodrošināt dzīvokļu īpašnieku lēmumu pieņemšanas procedūras digitālā formā. Bieži kopīgu lēmumu pieņemšanai iepriekš ir pietrūcis dzīvokļu īpašnieku ieinteresētības un skaitliskās pārstāvniecības, tādēļ dzīvokļu īpašnieku lēmumu pieņemšanas procedūru esam daļēji pārnesuši uz digitālo vidi. Vesela gada garumā esam veiksmīgi izmantojuši mūsu informatīvās sistēmas jauno funkcionalitāti, nodrošinot iespēju dzīvokļu īpašniekiem 2020. gadā pieņemt vairāk nekā 600 kopīgu lēmumu. Jebkurā citā leģitīmā formā šādu skaitu lēmumu gada laikā pieņemt būtu neiespējami.

Esam gandarīti, ka mūsu piemērs tika pamanīts valsts mērogā un patlaban tiek izmantots arī šībrīža valstiskajos projektos – būvniecības informācijas sistēmas (BIS) pilnveidošanā. Šis būvniecības portāls, kas iepriekš bija paredzēts tikai celtniecības jomas profesionāļiem, patlaban tiek uzlabots un papildināts ar māju digitālas pārvaldīšanas moduli un funkcionalitāti, kas jau veiksmīgi strādā pie mums.

■ ■ ■

Nākamais solis, ko spersim digitalizācijas virzienā, būs dzīvokļu īpašnieku sapulču rīkošana tiešsaistes platformā. Pirmie izmēģinājumi jau ir veikti, un gūtie rezultāti ir daudzsološi. Ir plānots, ka šādā veidā mēs organizēsim arī ikgadējās māju atskaišu kopsapulces.

Izmantojot šo iespēju uzrunāt klientus, mēs gribam iedrošināt potenciālos jaunās funkcionalitātes lietotājus nebaidīties pieslēgties tiešsaistes sapulcei. To izdarīt būs ļoti vienkārši, nebūs nepieciešamības neko lejuplādēt un instalēt klienta datorā. Katram lietotājam būs pieejama personalizēta tiešsaistes platformas saite. Tiem potenciālajiem sapulču dalībniekiem, kuru datoriem nebūs pieejama kamera vai mikrofons būs iespējams piedalīties tiešsaistes sapulcēs skatīšanās režīmā, savu attieksmi izsakot un jautājumus uzdodot čata veidā. Plānojam, ka tiešsaistes sapulces būs iespējams vērot arī viedtālruņu ekrānos.

Pirms tiešsaistes sapulcēm katras mājas dzīvokļu īpašnieki tiks uzrunāti e-pastā.

Savukārt  tie īpašnieki, kuri nebūs reģistrējušies mūsu informatīvajā sistēmā, tiks uzrunāti ar papīra vēstules starpniecību.

■ ■ ■

Kā tiešsaistes sapulču dalībniekiem, tā ikvienam informatīvās sistēmas lietotājam nebūtu jāraizējas par savu datu drošību. Paši svarīgākie nosacījumi, ko mēs sev izvirzām pirms jebkuras jaunas izstrādes, ir sistēmas lietošanas ērtums un personas datu aizsardzība. Pirms vairāku informatīvās sistēmas lietotņu atvēršanas tiek lūgta lietotāja autentifikācija. Lūdzam uztvert to ar sapratni un pārliecību, ka jūsu dati tādā veidā tiek aizsargāti.  

Pēc laika varēsim spriest, vai mūsu jauno iniciatīvu – sapulču organizēšanu tiešsaistē, tāpat kā dzīvokļu īpašnieku lēmumu pieņemšanu digitālā formā – pamanīs un novērtēs. Varbūt, ka redzēsim kādas jaunas izstrādes, kuru iniciatori esam bijuši mēs …

Daudzas mūsu iepriekšējo gadu izstrādes un pieņemtie lēmumi ir palīdzējuši uzņēmumam šajā sarežģītajā laikā. Piemēram, uzņēmuma piespiedu lēmums atteikties no Norēķinu punktiem patlaban ir ļāvis naudas plūsmu pārvirzīt un nodrošināt rēķinu apmaksu par pakalpojumiem tuvu iepriekšējam apjomam.

Ievērojami ir pieaudzis mūsu elektronisko risinājumu izmantotāju skaits, un mēs ceram, ka tas vēl turpinās augt. Pagājušā gada laikā mūsu informatīvās sistēmas lietotāju skaits ir audzis no 9060 līdz 10365. Šībrīža reģistrēto sistēmas lietotāju skaits jau pārsniedz iepriekš optimistiski prognozēto.

Plānots, ka māju dzīvokļu īpašnieku tiešsaistes sapulcēs varēs piedalīties tikai reģistrēti informatīvās sistēmas lietotāji. Tāpēc, aicinām reģistrēties...

■ ■ ■

Ļoti ceram, ka uzņēmumiem un to klientiem šis sarežģītais laiks pārredzamā nākotnē beigsies. Kaut gan, pateicoties mūsu klientu sapratnei, sadarbībai, brīžiem – pacietībai, esam spējuši veiksmīgi turpināt mūsu savstarpējo komunikāciju un uzņēmuma darbu, esam sagatavojušies tikties arī klātienē. Esam izstrādājuši un īpaši konfigurējuši klientu rindu kārtotāju, kas ļaus padarīt uzņēmuma apmeklējumu raitāku un samazinās fizisku saskarsmi starp apmeklētājiem un uzņēmuma darbiniekiem nākotnē. Esam gatavi sadarbībai gan virtuālā, gan reālā saskarsmē.