Kā pareizi sasaukt kopsapulci?

„Dzirdējām, ka kaimiņu mājā, kuru pārvalda privāta apsaimniekošanas kompānija, iedzīvotāji apkures sezonas laikā remontdarbu fondā iemaksā 0,10 eiro, bet vasarā – 0,35 eiro par kvadrātmetru. Kā rīkoties, lai mūsu pārvaldnieks ieviestu līdzīgu sistēmu arī mūsu mājā?”

Šādu lēmumu var pieņemt jebkuras dzīvojamās mājas dzīvokļu īpašnieki Dzīvokļa īpašuma likuma noteiktajā kārtībā. Tas nozīmē, ka dzīvokļu īpašnieku kopībai ir jānobalso par to, kādā apmērā un kādā laika periodā tiks veidots finanšu līdzekļu uzkrājums nākamo periodu remonta darbiem, un jāiesniedz šis lēmums savam pārvaldniekam. Viens no veidiem, kā šādu lēmumu pieņemt, ir kopsapulces sasaukšana.

Kāpēc ir vajadzīga kopsapulce?

Ja dzīvokļu īpašnieku kopības lēmums ir pieņemts atbilstoši Dzīvokļa īpašuma likuma prasībām, tad tas ir saistošs visiem. Nosacījums ir, lai „par” būtu balsojuši dzīvokļu īpašnieki, kas pārstāv vairāk nekā pusi no dzīvojamā mājā esošajiem dzīvokļu īpašumiem, izņemot likumā noteiktos gadījumus, kad nepieciešams lielāks balsu skaits vai lielāku nepieciešamo balsu skaitu noteikusi pati dzīvokļu īpašnieku kopība.

Likums paredz iespēju tiesai atzīt kopības lēmumu par spēkā neesošu. Ja kopības lēmumu atzīst par spēkā neesošu, tad tas būs saistošs tikai tiem, kas par lēmuma pieņemšanu parakstījušies, taču nebūs saistošs tiem, kas nav piedalījušies kopsapulcē.

Tā kā tiesas kompetencē ir atzīt kopības lēmumu par spēkā neesošu, ir jāsaprot, kāds būtu tiesas pamatojums, lai kopības lēmumu atzītu par spēkā neesošu.

Likums noteic, ka ir pamats atzīt kopības lēmumu par spēkā neesošu, ja lēmums vai tā pieņemšanas procedūra ir pretrunā likuma noteikumiem. Līdz ar to svarīgs nosacījums ir lēmuma pieņemšanas procedūras ievērošana, kā arī lēmuma atbilstība likuma noteikumiem.

Kopības lēmuma pieņemšanas kopsapulcē procedūru nosacīti var iedalīt vairākos posmos.

Kopsapulces sasaukšana (dzīvokļu īpašnieku informēšana par kopsapulci)

Kopsapulces sasaukšanas procedūra jāievēro, jo kopības lēmums skar visu dzīvokļu īpašnieku intereses, līdz ar to visiem dzīvokļu īpašniekiem ir jādod iespēja piedalīties kopības lēmuma pieņemšanā.

Kopsapulces sasaukšanas iniciators var būt viens vai vairāki dzīvokļu īpašnieki vai pārvaldnieks (likuma 19. panta pirmā daļa). No minētā izriet, ka trešās personas, kas nav dzīvokļa īpašnieks vai pārvaldnieks, nav tiesīgas sasaukt dzīvokļu īpašnieku kopsapulci, ja vien dzīvokļu īpašnieku kopība nav deleģējusi šādas tiesības trešajām personām. Faktiski dzīvokļa īpašniekam nav saistošs trešās personas, kas nav pilnvarota, uzaicinājums uz kopsapulci.

Likums noteic, ka uz dzīvokļu īpašnieku kopsapulci rakstveidā uzaicināms katrs dzīvokļa īpašnieks. Minētais nozīmē, ka katram dzīvokļa īpašniekam vai nu jāizsniedz rakstveida uzaicinājums, vai jānosūta tas pa pastu, lai nepieciešamības gadījumā varētu pierādīt, ka rakstveida uzaicinājums izsniegts/nosūtīts.

Uzaicinājumā jānorāda kopsapulces norises vieta, datums un laiks, kā arī izskatāmie jautājumi. Svarīgi, lai uzaicinājums tiktu nosūtīts vai iesniegts vismaz nedēļu pirms kopsapulces norises datuma.

Ja uzaicinājumu nogādā pa pastu, tas būtu jāsūta uz dzīvokļa īpašnieka deklarēto dzīvesvietas adresi vai citu dzīvokļa īpašnieka norādīto adresi. Jāņem vērā, ka ne visi dzīvokļu īpašnieki mitinās savos dzīvokļos, daudzi tos izīrē, tādēļ, iemetot uzaicinājumu pastkastītē, pastāv iespēja, ka dzīvokļa īpašnieks netiek informēts.

Dzīvokļu īpašnieku kopība var lemt par citādu kārtību, kā dzīvokļa īpašnieki uzaicināmi uz kopsapulci, taču līdz brīdim, kamēr šāds kopības lēmums nav pieņemts, jārīkojas atbilstoši likumā noteiktajam.

Kopība, piemēram, var nolemt, ka uzaicinājumus sūta, izmantojot elektronisko e-pasta adresi. Jāņem vērā, ka gados vecāki cilvēki internetu nelieto, līdz ar to būtu jāparedz, ka dzīvokļa īpašnieks uzraksta iesniegumu, kurā norāda, uz kādu adresi (e-pasta vai pasta, deklarēto vai faktisko) sūtāms uzaicinājums uz dzīvokļu īpašnieku kopsapulci.

Kopsapulces norise

Lai sāktu kopības lēmumu pieņemšanas procesu, ir jānoskaidro, vai kopsapulce ir lemttiesīga.

Kopsapulce ir lemttiesīga, ja tajā tiek pārstāvēta vairāk nekā puse no visiem dzīvokļu īpašumiem (likuma 19. panta trešā daļa). Tātad, lai šo faktu konstatētu, vispirms jānoskaidro, cik pavisam dzīvokļu īpašumu ir dzīvojamā mājā. Minēto var uzzināt, ieskatoties dzīvojamās mājas zemesgrāmatas nodalījumā, izmantojot datubāzi www.lursoft.lv vai www.zemesgramata.lv. Ieskatīšanās zemesgrāmatas nodalījumā ir maksas pakalpojums.

Dzīvokļu īpašnieku kopības sastāvā ir visi attiecīgās dzīvojamās mājas dzīvokļu īpašnieki.

Vienai personai var piederēt vairāki dzīvokļu īpašumi attiecīgajā dzīvojamā mājā. Attiecīgi, cik dzīvokļu īpašumu vienai personai pieder, tik balsu tai ir, balsojot par kopības lēmuma pieņemšanu. Pastāv izņēmums – ja dzīvokļa īpašniekam pieder vairāk nekā puse no visiem dzīvojamā mājā esošajiem dzīvokļu īpašumiem, tad balsojot viņam ir 50% balsu no visām dzīvokļu īpašnieku balsīm.

Likumā uzsvars tiek likts uz pārstāvēto dzīvokļa īpašumu, nevis dzīvokļu īpašnieku skaitu.

Vienam dzīvokļa īpašumam var būt vairāki dzīvokļu īpašnieki (divi un vairāk), taču kopības lēmuma pieņemšanā šādam dzīvokļa īpašumam (tā pārstāvim) būs viena balss. Likums noteic, ka kopīpašniekiem jāpilnvaro viena persona, kas pārstāvēs visus kopīpašniekus.

Lai fiksētu, cik dzīvokļu īpašnieku ir ieradušies, ir jāizveido kopsapulces dalībnieku reģistrācijas saraksts. Ierodoties uz kopsapulci, dzīvokļu īpašniekiem, uzrādot personu apliecinošu dokumentu, jāreģistrējas sarakstā, kurā jānorāda:

■ vārds, uzvārds;

■ personas kods;

■ dzīvokļa īpašuma nr., kuru pārstāv;

■ pilnvarojums, ja tāds ir (norāda pilnvaru vai citus dokumentus, piemēram, juridiskajai personai – pārstāvja pilnvaras apliecinošu Uzņēmuma reģistra izziņu u.c. Pilnvarojumu apliecinošs dokuments vai tā kopija jāpievieno lēmuma protokolam);

■ īpašumtiesību apliecinošs dokuments (zemesgrāmatas nodalījuma noraksts, pirkuma līgums, spēkā stājies tiesas nolēmums u.c.);

■ paraksts.

Minētie dati nepieciešami, lai varētu skaidri un nepārprotami identificēt personu, kas piedalās dzīvokļu īpašnieku kopsapulcē, un lai varētu konstatēt, vai persona ir tiesīga piedalīties kopības lēmumu pieņemšanā. Ir jānoskaidro, vai persona ir dzīvokļa īpašnieks (pārbaudot īpašumtiesības apliecinošus dokumentus), ja nav dzīvokļa īpašnieks, tad – vai ir pilnvarojums pārstāvēt dzīvokļa īpašnieku.

Pēc dzīvokļu īpašnieku reģistrācijas, ja pārstāvēti ir vairāk par pusi no visiem dzīvokļu īpašumiem, kopsapulcei jāievēl kopsapulces vadītājs un protokolētājs (likuma 19. panta piektā daļa).

No minētā izriet, ka kopsapulces norise ir jāprotokolē, ko nodrošina kopsapulces protokolētājs. Kopsapulces protokolētājs fiksē kopsapulces norises kārtību, izskatāmos jautājumus un cik dzīvokļu īpašnieku balso „par” katra lēmuma pieņemšanu.

Lēmuma pieņemšana kopsapulcē

Izskatot jautājumus dzīvokļu īpašnieku kopsapulcē, ir jānosaka, vai attiecīgā lēmuma pieņemšana ir dzīvokļu īpašnieku kopības kompetencē. Atbilstoši likuma 16. panta pirmajai daļai dzīvokļu īpašnieku kopība ir tiesīga izlemt jebkuru jautājumu, kas attiecas uz kopīpašumā esošo daļu.

No likuma izriet, ka balsot var vai nu „par”, vai „pret”, jo skaitītas tiek balsis, kas ir „par”, un no to skaita ir atkarīgs, vai lēmums ir pieņemts vai nav pieņemts. Ja dzīvokļa īpašnieks atturas no lēmuma pieņemšanas, nepiedalās balsošanā u.tml., tas nozīmē, ka viņa balss netiks ieskaitīta kā „par”, līdz ar to šāds balsojums uzskatāms kā balsojums „pret”.

Atbilstoši izskatāmā jautājuma būtībai, lai lēmums būtu tiesiski pieņemts, jānosaka nepieciešamais „par” balsu skaits no dzīvokļu īpašniekiem, kas pārstāv dzīvojamā mājā esošos dzīvokļu īpašumus.

Minimālais balsu skaits ir vairāk nekā puse no dzīvokļu īpašumiem (tātad puse no dzīvojamā mājā esošajiem dzīvokļu īpašumiem + 1). Piemēram, dzīvojamā mājā ir 100 dzīvokļu īpašumi, uz kopsapulci ieradušies 75 dzīvokļu īpašnieki, lai lēmums būtu pieņemts, tad „par” jānobalso 51 dzīvokļa īpašniekam.

Ja lēmums tiek pieņemts ar nepieciešamo „par” balsu skaitu, kopības lēmums ir saistošs gan tiem, kas nav piedalījusies kopsapulcē, gan tiem, kas balsojuši „pret”.

Kopsapulces protokola noformēšana

Likums paredz iespēju dzīvokļu īpašnieku kopībai noteikt, kā noformējami kopības lēmumi un protokoli.

Protokoli ir jānumurē, vislabāk numerāciju veikt gada ietvaros, tas ir, kopsapulces protokoliem piešķir kārtas numuru atbilstoši tam, kura pēc kārtas kopsapulce attiecīgajā gadā tā ir. Piemēram, ja notiek pirmā kopsapulce 2018. gadā, tad šīs kopsapulces protokola nr. ir 1 vai 1/2018.

Protokolā noteikti jāatspoguļo balsu skaits par katru pieņemto lēmumu. Pieņemtie lēmumi tiek iekļauti protokolā. Protokola beigās norāda, cikos kopsapulce beidzas, un protokolu paraksta kopsapulces vadītājs un protokolētājs.

Kopsapulcei noderīgi ir, ja ir pieejami lēmumprojekti, lai dzīvokļu īpašnieki skaidri redzētu un zinātu, par ko jābalso.

Lēmums sastāv no teksta daļas un no lemjošās daļas, lēmumi ir daļa no protokola.

Lēmuma teksta daļā norāda to informāciju, kas ir par pamatu attiecīgā lēmuma pieņemšanai.

Piemēram, dzīvokļu īpašnieku kopība vēlas nomainīt ūdensskaitītājus, lai samazinātu ūdens patēriņa starpību. Tad teksta daļā var norādīt, ka mājai mēnesī ir liela ūdens patēriņa starpība, kuru var samazināt, veicot visos dzīvokļos ūdensskaitītāju nomaiņu. Var norādīt kaut kādu darbību izvērtējumu – piemēram, kādas firmas piedāvājumu ūdensskaitītāju nomaiņai vai uzdot to veikt pārvaldniekam utt.

Pēc teksta daļas norāda dzīvokļu īpašnieku kopības balsojumu, atspoguļojot, cik dzīvokļu īpašnieku ir balsojuši „par, cik – „pret”.

Lēmuma lemjošā daļa ir ļoti būtiska, jo neatkarīgi no tā, kas tiek norādīts teksta daļā, pati svarīgākā ir lemjošā daļa un balsojums par to. Lēmuma lemjošajā daļā jānorāda konkrēti lēmumi, jo vispārīgus lēmumus nevar izpildīt.

Piemēram, ja kopība kādu pilnvaro, tad jānorāda, kāds ir pilnvarojuma apjoms, ko pilnvaro, vai par to paredz pilnvarniekam atlīdzību. Ja paredz atlīdzību, jānorāda, kāds ir finansējuma avots. Ja pieņem lēmumu par kādu remontdarbu veikšanu un noteiktas firmas izvēli, tad konkrēti jānorāda, kādus remontdarbus kopība nolemj veikt, kādai firmai un par kādu summu to uzdod veikt, ko uzdod veikt pārvaldniekam un no kādiem līdzekļiem remontdarbi tiek apmaksāti. Ja dzīvojamai mājai nav uzkrājumu, tad jānosaka, kāds maksājums jāveic katra dzīvokļa īpašniekam, lai segtu izmaksas par veicamajiem remontdarbiem.