Izdevīgi iemītniekiem un namu pārvaldei

Komunālo pakalpojumu skaitītāju rādījumu savākšana ar vienu klikšķi

Ūdens, siltuma un elektrības skaitītāju rādījumu savākšana un apstrāde ir kļuvusi daudz vienkāršāka un lētāka. Namu pārvaldes ietaupa līdz 70% resursu, optimizē personāla darba laiku, sazinās ar iemītniekiem tiešsaistē un saņem komunālos maksājumus bez kavējumiem.

Jauna sistēma, kas domāta, lai savāktu un apstrādātu informāciju par komunālo pakalpojumu maksas aprēķināšanu un apmaksu, atpazīst ar roku pierakstītus elektroenerģijas, ūdens un siltuma skaitītāju rādījumus, automātiski ievada informāciju klientu personiskajos kontos, kā arī tai piemīt daudzas citas priekšrocības, par kurām mēs vēlamies pastāstīt šajā rakstā.

Automatizētas datu vākšanas un apstrādes sistēmas ieviešana ietaupa līdz 70% operatora laika, atbrīvojot to no neproduktīvas rutīnas. Ja sistēma ir integrēta ar lietvedības programmām komunālo pakalpojumu uzskaitei, tad izveidotie rēķini tiek automātiski importēti sistēmā, no kuras tie tiek piegādāti adresātiem. Pastāv arī iespēja pievienot rēķinus manuāli, ja namu pārvaldei nav specializētas lietvedības programmas.

Avīze „Darīsim Kopā!” uzzināja, cik ērti ir strādāt šajā sistēmā un kāpēc tas ir izdevīgi uzņēmumiem, kas sniedz komunālos pakalpojumus.

– Runa ir par programmatūras produktu, kas attālinātā režīmā ļauj komunicēt ar iemītniekiem komunālo maksājumu aprēķināšanas un komunālo pakalpojumu apmaksas jautājumos, – stāsta portāla MansDzib.lv vadītājs. – Šajā portālā funkcionē jauna platforma komunālo pakalpojumu skaitītāju rādījumu vākšanai un apstrādei.

Šī produkta galvenā priekšrocība un unikalitāte ir iespēja atpazīt ar roku rakstītus skaitītāju rādījumus uz papīra nesējiem. Tas ir ļāvis automatizēt to turpmāko apstrādi. Namu pārvaldes, kuras ir pārgājušas uz komunālo pakalpojumu skaitītāju rādījumu elektroniskās uzskaites sistēmu, samazina datu apkalpošanai un apstrādei vajadzīgo laiku, ietaupa operatoru uzturēšanai nepieciešamos līdzekļus, uzlabo servisu, kā arī minimizē uzskaites kļūdu varbūtību.

Cik zaudē namu pārvaldes kļūdu dēļ?

– Programma atpazīst 100% ar roku rakstītas informācijas un nodrošina tās automātisku ievadīšanu sistēmā, – uzsver portāla MansDzib.lv
vadītājs. – Šī funkcija ļauj būtiski samazināt laiku, kas nepieciešams, lai pārbaudītu iespējamās kļūdas, ko pieļauj iedzīvotāji, iesniedzot informāciju. Prakse rāda, ka operatori saskaras ar lielu apjomu neprecīzas informācijas, ko pieļauj patērētāji, tāpēc, veicot rādītāju apstrādi manuāli, to labošanai speciālistam jātērē daudz laika.

Ar roku veiktajos pierakstos bieži ir sastopamas tādas tipiskas kļūdas, kā pareizrakstības un pārrakstīšanās kļūdas, neprecizitātes. Dažkārt tās rodas nepareizas rādījumu nolasīšanas dēļ, bet dažkārt cipari tiek izlaisti neuzmanības dēļ. Bieži ir sastopamas neprecizitātes karstā un aukstā ūdens skaitītāju rādījumos (tos jauc vietām).

Diemžēl pastāvošie patērētāju uzvedības standarti pagaidām neļauj pilnīgi atteikties no ierastajiem informācijas iesniegšanas veidiem uz papīra. Šajā situācijā palīgā nāk automātika, kas spēj nolasīt ar roku pierakstītus rādījumus, noteikt kļūdas un labot tās ar vienu klikšķi.

Kā tas izskatās praksē? Aplūkosim konkrētu gadījumu, kad iemītnieks iesniedz rādījumus par dzīvokli, kur neilgi pirms tam ir notikusi skaitītāju maiņa. Uz veidlapas ir norādīti vecie dati, bet īrnieks ievada jauno skaitītāju rādījumus. Operatoram tad manuāli ir jāmeklē dati, kas atbilst jauniem formātiem, kas prasa diezgan daudz laika. Ja uzskaite notiek automātiski, šāda problēma ir izslēgta. Sistēma automātiski identificē skaitītāju maiņu un ievada datus vajadzīgajos laukos. Šajā gadījumā operators tērē mazāk laika šādu kļūdu apstrādei.

Cits piemērs: radītāji ir sajaukti vietām. Tas gadās, ja dzīvoklī, piemēram, ir četri skaitītāji. Iemītnieks kļūdās, ierakstot visus rādījumus nepareizos laukos. Operatoram, ja viņš ir pamanījis kļūdu, manuāli ir jāanalizē rādītāji, jāatrod atbilstība noteiktiem skaitītajiem un jāievada dati pareizajos laukos uzskaites sistēmā. Ja kļūda netiek laikus pamanīta, tas noved pie tālākas nogurdinošas salīdzināšanas un garām rindām namu pārvaldē. Sistēma MansDzib automātiski atpazīst nepareizi pierakstītus rādījumus un ļauj izlabot visas kļūdas ar vienu klikšķi.

Vēl viens raksturīgs piemērs: iemītnieks kļūdaini norāda pārāk lielu patērētā ūdens apjomu. Teiksim, viņš sajauc ciparus 2 un 5, t.i., divu kubikmetru ūdens vietā norāda piecus. Ja operators nepamanīs paaugstinātu patēriņu, tas novedīs pie uzskaites kļūdām un operatoram būs jātērē laiks, lai veiktu salīdzināšanu un koriģēšanu pēc īrnieka lūguma. Prakse rāda, ka šādu gadījumu ir diezgan daudz. Sistēma MansDzib, ja ūdens patēriņš pārsniedz pieļaujamās robežas, uzreiz norāda uz kļūdu un neļauj automātiski ievadīt nepamatoti paaugstinātus rādījumus.

Ja caur tiešsaistes platformu rādījumus iesniedz aptuveni 70% iemītnieku, bet namu pārvalde apkalpo 2000 dzīvokļu, tad operatoram tā vai citādi manuāli ir jāapstrādā informācija apmēram par 600 dzīvokļiem. Ar roku pierakstīto rādījumu atpazīšanas un automātiskās ievadīšanas funkcija būtiski samazina datu apstrādes laiku, un tās nebūt nav visas programmas priekšrocības. Visa sistēma kopumā spēj līdz pat 70% samazināt klientu apkalpošanai nepieciešamo laiku un attiecīgi optimizēt vai samazināt namu pārvaldes izdevumus.

Ieguvumi dzīvokļu kooperatīviem un namu pārvaldēm

Namu pārvaldēm ir tiesības pēc sava ieskata izvēlēties programmas opcijas. Visu sistēmas noderīgo funkciju vidū savas aktualitātes un izmantošanas vienkāršības dēļ īpaši populāras ir opcijas, kas ļauj automātiski izrakstīt rēķinus un nosūtīt tos uz klienta e-pastu vai pasta adresi aploksnē.

Namu pārvaldes vairs neuztraucas par rēķinu nosūtīšanu klientiem. Sistēma pati izsūta rēķinus uz e-pastu klientiem, kuri ir reģistrēti portālā, kā arī nosūta rēķinus pa pastu visiem pārējiem. Nelielām namu pārvaldēm šī funkcija dod papildu ieguvumus. Ja katru mēnesi ir jānosūta 100 rēķini, tad nosūtīšanas izmaksas pieaug vairākkārt un tās jāsadala starp visiem klientiem, kas saņem rēķinus aploksnēs.

Sistēmā MansDzib nepastāv limits minimālajam nosūtāmo rēķinu skaitam. Nosūtot pat vienu rēķinu mēnesī, pakalpojuma cena nemainās. Tajā pašā laikā, izmantojot piegādātāju pakalpojumus, lai nosūtītu 1, 20 vai 100 rēķinus, vienmēr tiek aprēķināta minimālā summa apmaksai, kas noved pie nepieciešamības ieguldīt un sadalīt izdevumus starp visiem iemītniekiem. Rezultātā rēķina nosūtīšanas izmaksas var sasniegt 2–3 eiro, lai gan īstenībā šis pakalpojums var būt daudz lētāks.

Nedrīkst aizmirst, ka saskaņā ar jaunajiem Eiropas Savienības noteikumiem personas datu aizsardzības jomā rēķinus vairs nedrīkst izsniegt bez aploksnes (nedrīkst atdot rēķinus sētniekam vai ielikt tos pastkastītē). Rēķini jāieliek aploksnēs un jānosūta vai jāatdod sētniekam, lai viņš ieliek tos pastkastītēs, kas prasa diezgan daudz laika, pat ja runa ir tikai par piecdesmit rēķiniem.

Namu pārvaldēm un iemītniekiem noderēs funkcija, kas atgādina par komunālo maksājumu veikšanas termiņiem, kā arī iespēja iemītniekiem patstāvīgi ievadīt skaitītāju rādījumus tiešsaistē, izmantojot portāla lietotāja personīgo kabinetu. Papildus tam namu pārvaldes klienti var iesniegt rādījumus SMS īsziņu veidā. Namu pārvaldēm šī iespēja ir pieejama automātiski un neprasa papildu izdevumus.

Patstāvīga skaitītāju rādījumu ievadīšana ļauj namu pārvaldēm ātri saņemt nepieciešamo informāciju, ietaupot operatoru uzturēšanai nepieciešamos līdzekļus vai racionāli izmantojot personāla darbu citiem uzdevumiem. Sistēmas priekšrocība ir tā, ka vienā portālā ir iespējams tiešsaistē savākt datus par visu komunālo pakalpojumu (elektroenerģijas, ūdens, siltuma) patēriņu.

Integrācija ar maksājumu sistēmām un lietvedības programmām

Tiešsaistes platforma sadarbojas ar populāro sistēmu Paysera, kura ir iekarojusi uzticību Lietuvas, Latvijas un Igaunijas finanšu tirgos un sekmīgi darbojas vairāk nekā 10 valstīs jau ilgāk par 10 gadiem. Paysera piedāvā namu pārvaldēm izdevīgākos tarifus maksājumu veikšanai: no 1,1%, maksājot ar debetkarti, un no 0,34 līdz 0,84 eiro par katru maksājumu atkarībā no summas, maksājot caur internetbanku. Sistēma atbalsta lielāko daļu banku, kas darbojas valstī, un pēc tam, kad iemītnieki ir apmaksājuši komunālos pakalpojumus, līdzekļi uzreiz kļūst pieejami namu pārvaldēm – nav nepieciešamības gaidīt, kad sistēma veiks maksājumu uz klienta kontu. Faktiski namu pārvaldei ir nepieciešams atvērt savu kontu sistēmā – tad visi maksājumi, kas nāk no iemītniekiem, uzreiz tiks nosūtīti uz namu pārvaldes kontu sistēmā Paysera.

Pieslēdzot šo opciju, klientiem kļūst pieejamas populāras maksājumu sistēmas, kas ļauj veikt rēķinu apmaksu tiešsaistē, bet namu pārvaldes, pateicoties šai funkcijai, saņem maksājumus bez kavējumiem. Pateicoties partneru atbalstam, tiešsaistes maksājumu apstrāde tiek veikta ar viszemāko komisiju valstī.

Vēl viens komunālo pakalpojumu rēķinu apmaksas veids iemītniekiem – rēķina apmaksa Maxima veikalos, kas pieejama arī namu pārvaldei, ja tā ir pieslēgta sistēmai MansDzib.lv. Ja namu pārvalde izmanto šo pakalpojumu patstāvīgi, portāls var ģenerēt nepieciešamā formāta rēķinus, ko var izmantot apmaksai.

– Specializēto informācijas tehnoloģiju tirgū nekas līdzīgs nepastāv, – saka portāla MansDzib.lv vadītājs. – Baltijas valstīs pagaidām nav analoģiska programmatūras produkta, kuram būtu tik daudz priekšrocību – mēs esam pirmie. Produkts veic klientiem un namu pārvaldēm savstarpējo norēķinu vienlaikus par visiem komunālajiem pakalpojumiem uzskaites funkciju.

Sistēma ļauj mijiedarboties ar jebkuru lietvedības programmu, kas nozīmē, ka tā neprasa papildu ieguldījumus integrācijai ar citām uzskaites programmām. Programmatūras produkts ļauj veikt rādījumu eksportu par mēnesi un izmantot rādījumus pēc sava ieskata. Ja namu pārvalde neveic uzskaiti speciālās lietvedības programmās, tad resurss funkcionē patstāvīgi un ļauj ievadīt rēķinus manuāli.

Daudzdzīvokļu namu iemītniekiem tas patīk

Prakse rāda, ka lielākā daļa iemītnieku dod priekšroku skaitītāju rādījumu nodošanai internetā. Tas ir ērti, ātri, nav nepieciešams apmeklēt namu pārvaldi, kā arī tiek izslēgtas uzskaites kļūdas.

Iemītnieki iegūst ērtu sistēmu saziņai ar namu pārvaldi. Pietiek ar visvienkāršāko datoru un reģistrāciju interneta portālā, lai izmantotu visas progresīvo tehnoloģiju priekšrocības. Platforma ir pieejama režīmā 24/7. Lietotājiem ir pieejami viegli saprotami apmācību materiāli, darbojas tehniskais atbalsts.

– Programma būs interesanta ne tikai daudzdzīvokļu māju iemītniekiem un namu pārvaldēm, bet noderēs arī garāžu kooperatīvu priekšsēdētājiem, – precizē mūsu sarunu biedrs. Sistēma ļaus visām pusēm centralizēt elektrības uzskaiti kooperatīvā, bet priekšsēdētājam būs iespēja uzturēt ciešākus sakarus ar garāžu īpašniekiem.

Namu pārvaldes var reģistrēties portālā jau tagad. Lai to izdarītu, ir jāatver portāls http://mansdzib.lv, jānospiež poga „Reģistrācija namsaimniekam” un jāseko instrukcijām. Iedzīvotājiem, kas vēlas iesniegt rādījumus tiešsaistē, ir jāvēršas pie savu dzīvokļu kooperatīvu vai namu pārvalžu priekšsēdētājiem – viņiem māja ir jāreģistrē sistēmā. Reģistrācija iemītniekiem ir bez maksas. Namiem, kur ir mazāk par 5 dzīvokļiem, portāla izmantošana arī ir pilnīgi bezmaksas.

Lūdzam visus, kurus ir ieinteresējusi šī informācija, sazināties ar mums pa tālruni +371 28273336 vai caur e-pasta adresi Šī e-pasta adrese ir aizsargāta no mēstuļu robotiem. Pārlūkprogrammai ir jābūt ieslēgtam JavaScript atbalstam, lai varētu to apskatīt.. Mēs būsim priecīgi atbildēt uz jautājumiem un detalizēti pastāstīt par programmatūras produkta MansDzib.lv priekšrocībām.